Taina Ikola

Taina Ikola

Vuosikertomuksen laatiminen: mistä hyvä vuosikertomus koostuu?

vaativa käännös, kirjoittaminen

Alkuvuosi on vuosikertomusten ruuhka-aikaa niin pörssiyrityksille kuin käännöstoimistoillekin. Pörssiyritysten sijoittajaviestinnässä näppäimistöt napsuvat, ja tilinpäätöksiä odotetaan kuumeisesti. Kun aihe jälleen kerran on ajankohtainen, Delingua tarttui siihen ja kysyi viestinnän ammattilaisten järjestöltä ProCom ry:ltä, millainen on hyvä vuosikertomus.

 

Vuosikertomukset ennen ja nyt

Yrityksen menneen, nykyisen ja tulevan tiivistäminen yksiin kansiin on prosessi, johon osallistuvat usein yrityksen viestinnän lisäksi talousosasto, toimitusjohtaja ja liiketoimintayksiköt sekä usein myös liuta kumppaneita, kuten käännös- tai mainostoimisto. Vuosikertomuksesta on sanottu, että se kuuluu yrityksen tärkeimpiin markkinointiaineistoihin. Onhan se teksti, jota useat sidosryhmät lukevat, ja sijoittajat tekevät sen pohjalta päätöksiä listattuun yhtiöön sijoittamisesta.

Vuosien saatossa vuosikertomukset ovat muuttuneet. ProComin koulutus- ja kehittämisjohtaja Päivi Vuorimaa kertoo nykyisen suuntauksen olevan raskaista vuosikertomuksista kevyempiin. Kaikki eivät myöskään julkaise enää painettuja vuosikertomuksia, ja moni yritys rakentaa vuosikertomuksensa suoraan verkkoon. ”Lähes kaikki julkaisevat vuosikertomuksensa sähköisenä, vähintäänkin pdf-tiedostona”, Päivi kertoo. Hänen mukaansa muutosta on tapahtunut myös raportoinnissa. Enää ei raportoida kerran vuodessa, vaan on siirrytty pitkin vuotta tapahtuvaan raportointiin.

Valtaosa suomalaisista pörssiyrityksistä laatii vuosikertomuksensa nykyään myös englanniksi. Vuosikertomuksissa käytettävässä kielessä Päivi ei kuitenkaan ole huomannut merkittäviä muutoksia. Yksi selkeästi havaittava muutos vuosikertomuksissa on visuaalisuuden lisääntyminen. Yritykset kiinnittävät yhä enemmän huomiota siihen, miten graafisilla ratkaisuilla voidaan tukea asiasisältöä.

 

Vinkit hyvän vuosikertomuksen laatimiseen

Vuorimaan mielestä oleellista vuosikertomuksen laatimisessa on pääkohderyhmän määrittely: kenelle vuosikertomusta ensisijaisesti tehdään. Informaation selkeys ja luettavuus ovat myös tärkeitä tekijöitä. Esimerkiksi numeerinen tieto voidaan tuoda selkeästi esiin vaikkapa graafisin keinoin. Yleisesti ottaen visuaaliset ratkaisut tuovat vuosikertomuksiin selkeyttä ja luettavuutta. ”Hyvässä vuosikertomuksessa kaikki oleellinen tieto on esitetty selkeästi”, Päivi tiivistää.

Vinkkinä vuosikertomusten kehityskohteiksi Päivi antaa toimintaympäristön ja yrityksen markkinatilanteen analysoinnin. ProComin tekemissä vuosikertomusarvioissa nämä nimittäin on koettu usein hatarasti kuvatuiksi. Lisäksi Päivi muistuttaa, että vuosikertomuksen ei tarvitse olla tylsä. Nykyään esimerkiksi tarinallisuus on vahvasti mukana yritysten vuosikertomuksissa. 

Ajaton vinkki on huolehtia tekstin sujuvuudesta ja luettavuudesta. Se auttaa paitsi lukijaa, myös vuosikertomuksen kääntäjää.

 

Vuoden paras vuosikertomus

ProCom ry järjestää vuosittain Vuosikertomusarvio-kilpailun, jossa palkitaan suomalaisten yritysten parhaat vuosikertomukset sekä listattujen että listaamattomien yhtiöiden sarjassa. Valinnan tekee raati, joka koostuu talouden, vastuullisuuden, visuaalisuuden ja käytettävyyden asiantuntijoista. Raati arvioi vuosikertomuksia erilaisin kriteerein ja peilaa toteutusta organisaation ilmoittamiin taustatietoihin, kuten vuosikertomuksen tekemiseen käytettyihin resursseihin.

ProComin asiantuntijaraati arvioi vuosikertomuksissa yhteensä viittä eri aluetta:

  1. sisältöjen laatu ja luettavuus
    • havainnollisuus, todistusvoima, keskeiset valinnat, uskottavuus ja käyttäjäystävällisyys
  2.  toimintakertomus, tilinpäätös ja liitetiedot
    • liiketoiminnan ja taloudellisen tilan kuvaus, tilinpäätösinformaation laatu, aineettomat mittarit ja tulevan taloudellisen kehityksen arviointi
  3.  vastuullisuus
    • miten organisaatio on ratkaisemassa kestävän kehityksen haasteita, yritysvastuun ja liiketoiminnan integrointi, yritysvastuun mittarit ja tavoitteet
  4.  visuaalinen ilme
    • kohderyhmäajattelu suunnittelussa, rakenne, rytmi ja selailtavuus, visuaalinen ilme: kuvamaailma, typografia ja muut graafiset elementit
  5.  verkkovuosikertomusten käytettävyys
    • löydettävyys, selailtavuus, luettavuus ja käytettävyys eri päätelaitteilla.

Nämä kriteerit kannattaa pitää mielessä vuosikertomusta laatiessa, vaikka et osallistuisikaan Vuosikertomusarvio-kilpailuun. Kilpailua tärkeämpää on aina kertoa yrityksen tilanteesta ja tulevaisuudensuunnitelmista totuudenmukaisesti, selkeästi ja lukijan tarpeet huomioiden. Hyvä raportointi kertoo yrityksen panostamisesta paitsi itseensä, myös sidosryhmiinsä.

 

Delingua on erikoistunut vuosikertomusten kääntämiseen. Tutustu listaamiimme vuosikertomuksen käännättämisen vinkkeihin ja varaa kääntäjä vuosikertomuksellesi!

Lue lisää ProComin vuosikertomusarviosta.