Anu Raitio-Huopaniemi

Anu Raitio-Huopaniemi

GDPR – missä luottamukselliset tietosi kulkevat?

käännöstoimisto, kääntäminen, GDPR

Käännöstoimistot ottavat vastaan tuhansia tai jopa kymmeniätuhansia toimeksiantoja joka vuosi. Käännettäviä sanoja on miljoonia ja taas miljoonia, kielipareja satoja. Toimeksiannoista, asiakkaista ja yhteistyökumppaneista pidetään järjestelmässä - tai useissa eri järjestelmissä - tarkkaa rekisteriä, ja toimeksiantojen sisältöä sekä varmuuskopioita säilytetään sovitun ajan verran. Kielipalvelu- ja kieliteknologia-alan tutkimusyrityksen Slatorin mukaan jopa 56 % käännöstoimistojen töistä sisältää luottamuksellisia tai ehdottoman luottamuksellisia tietoja. Yli puolet projekteista on todella iso määrä dataa. 

Onko väliä, miten ja missä tuo data liikkuu?

Käännöstoimistolle kaikki asiakkaalta tuleva tieto on lähtökohtaisesti luottamuksellista riippumatta sen sisällöstä ja käyttötarkoituksesta. Kaikkien asiakkaiden ja kaikkien töiden kohdalla toimitaan yhtä tietoturvallisesti ja järjestelmällisesti. Olipa käännöstyössä jonkin yrityksen tunnuslukuja, potilastietoja, oikeusistuinten käsittelemiä tietoja, muita henkilötietoja tai vaikka ruokareseptejä tai laulun sanoja, käännöstoimisto ei tee päätöstä niiden luottamuksellisuudesta. Asiakkaalla on oikeus olettaa ja luottaa siihen, että kaikkea heidän tietoaan käsitellään asianmukaisesti. Lisäksi ns. sisäpiiritietojen osalta käännöstoimistoissa noudatetaan vielä normaalista salassapidosta tiukempia käytäntöjä.

Delingualla käännöstyöt liikkuvat vähintään kolmen käsiparin kautta: ainakin käännöspalvelupäällikkö, yksi kääntäjä ja yksi kielenhuoltaja ovat jokaisessa pienessäkin käännöstyössä mukana. Monikielisissä tai muuten komplekseissa projektissa tekijöitä voi olla kymmeniä.

Käännöstoimiston asiakasta itseäänkin luottamuksellisuus tietysti velvoittaa samalla tavalla omille sidosryhmilleen ja viime kädessä lainsäätäjälle. Asiakkaan ja asiakkaan oman asiakkaan tietojen on oltava turvassa ja asianmukaisesti käsiteltyinä silloin, kun tiedot kulkevat asiakkaalta eteenpäin, esimerkiksi käännöstoimistoon. Jo se on erittäin painava syy siihen, miksi asiakkaan kannattaa kiinnostua käännöskumppaninsa valmiudesta käsitellä luottamuksellista tietoa. Käännettävien tekstien sisältöjen lisäksi tietysti myös asiakkaidemme omat henkilötiedot – yhteystiedot, tilaushistoria, mahdolliset muut tiedot, kuten tapahtumia varten kysytyt tiedot ruokavaliosta, ovat luottamuksellista tietoa.

Luottamuksellisen tiedon asianmukaisen vastaanottamisen, käsittelyn, säilyttämisen ja tarvittaessa hävittämisen eteen tehdään käännöstoimistossamme paljon työtä. Tietoturva on olennainen osa koko liiketoimintaa, koska se koskee käytännössä lähes kaikkia prosesseja. Tietoturvaketjun pitää olla katkeamaton loppuun asti.  

Lue lisää luottamuksellisen tiedon käsittelystä toimitusjohtajamme Katja Virtasen kirjoittamasta e-kirjasta GDPR-käytännöt käännöstoimistossa.

Lataa GDPR-opas